Kopimaskinen, kontorets ven eller fjende?

Print- Kopiaftale

Ifølge Teknologisk institut er 80-90 % af alle printere og kopimaskiner placeret forkert på kontoret og arbejdspladsen, hvor mange virksomheder ikke tænker over, hvor de placerer printeren og andre kontormaskiner.

Det er uomtvisteligt at kontormaskine som en kopimaskine eller printer påvirker indeklimaet og dermed arbejdsmiljøet, blandt andet grundet den varme og de lyde der udsendes, og ikke overraskende afhænger dette af maskinens størrelse. Ligeledes spiller printerens alder en rolle, antallet af kopier/print, ligesom rummets størrelse og ventilation, og ikke mindst vedligeholdelsen og servicen af maskinen.

Trods vi ’lever i en papirløs tid’ er det også uomtvisteligt, at stort set alle virksomheder har et større eller mindre behov for at kunne printe, kopiere og scanne.

Hvordan gør man kopimaskinen til en ven af kontoret?

  1. Vurder, om maskinen belaster indeklimaet – det gælder også for nye maskiner.
    – Er man i overvejelser om at anskaffe sig en ny kontormaskine vil det påvirke indeklimaet. En overvejelse kunne være at anskaffe sig et mindre belastende alternativ, trods en mulig øget omkostning for en bedre maskine. Dette i forhold til medarbejdernes ve og vel.
  2. Opstil helst maskinen i separate rum med god ventilation.
    Printere og kopimaskiner udsender støj, varmer og udtørre luften, hvorfor den mest fordelagtige placering er i separate printer/kopirum.

Hvis du ikke har mulighed for at have et separat rum til kontormaskinen, vil følgende kunne mindske belastningerne:

  1. Hav udsugning der hvor luften fra kølingen blæses ud i lokalet.
    På denne måde vil I kunne fjerne meget af den udsendte varme, desto tættere på maskinen desto bedre for luften, og heraf færre gener i arbejdsrummet.
  2. Sørg for god ventilation i arbejdslokalet.
    I forlængelse af ovenstående skal man naturligvis også sørge for, at der kommer frisk og naturlig luft ind i rummet. Også for at kompensere for den luft maskinen bruger.
  3. Dæmp støjen med støjskærme.
    Specielt ældre printere og kopimaskiner kan larme. Denne larm kan reduceres ved at opsætte absorberende støjskærme. Vær opmærksom på ikke at stille disse støjskærme for tæt på kontormaskinen, da dette øger risikoen for at overophede maskinen
  4. Placer maskinen i god afstand fra arbejdspladser.
    Den mest simple foranstaltning er naturligvis at placere printeren længst væk som muligt fra medarbejdere.
    En tanke kunne samtidig være at have skiftende arbejdspladser så eventuelle gener ikke kun belastede de uheldige medarbejdere der sidder tættest på printeren (gennem en længere periode).
  5. Når du installerer din nye printer/kopimaskine, er det ligeledes vigtigt at du altid følger printerens medfølgende brugsanvisning til punkt og prikke, for at sikre det bedst mulige indeklima og arbejdsmiljø.

Hvad hvis du er på udkig efter nye maskiner?

  1. Udskift dine gamle maskiner. Sørg for at opdater din maskinpark løbende med nye printere/kopimaskiner. Ældre maskiner udsender mere larm og varme, end maskiner med den seneste teknologi og software.
  2. Sørg for at du har en serviceaftale på dine maskiner, når du køber ny printer. Således sikrer du dig at den hele tiden er i tip top stand, og er kontrolleret af en teknikker med stærke kompetencer og faglighed.
  3. Stil krav til dine leverandører uanset om I køber, leaser eller lejer maskinerne. Få indsigt i de anbefalede maskiners gener, spørg eventuelt om referencer på kunder med samme løsning, få eventuel oplæring på hvordan I skal betjene og vedligeholde maskinerne for at undgå, at der opstår problemer.

Arbejdstilsynet kommer med følgende råd til, hvordan du bedst integrerer kopimaskinen/printeren på din arbejdsplads:

Er du interesseret i at vide mere omkring, hvordan du vælger og placerer kontormaskiner, for et godt og sundt arbejdsmiljø anbefaler vi at downloade denne BFA kontor vejledning.

(Om BFA Kontor – I BrancheFællesskabet for Arbejdsmiljø inden for Handel, Finans og Kontor samarbejder arbejdsmarkedets parter for at sikre et godt arbejdsmiljø i de tre brancher. Branchefællesskabet har til formål at medvirke ved løsning af sikkerheds- og sundhedsspørgsmål og derved understøtte arbejdsmiljøindsatsen i virksomheder inden for detailhandel, finansområdet og det private kontor- og administrationsområde.)

Kilde: https://arbejdstilsynet.dk/da/regler/indeklima/varme-kulde-traek/printere-og-kopimaskiner